Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: кого касается и что делать бизнесу

С 1 сентября 2026 года для ряда перевозочных и экспедиторских документов электронный формат становится обязательным. Новые правила касаются не только транспортных компаний: участвовать в электронном документообороте могут грузоотправители, грузополучатели, экспедиторы и другие компании, которые оформляют или подписывают документы при перевозке.

Основные изменения установлены Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. При этом переводится в электронный вид не вся транспортная документация без исключения. Например, путевой лист и после 1 сентября можно оформлять на бумаге, а при перевозке собственного груза собственным автомобилем транспортная накладная в определённых случаях вообще не требуется.

Отдельная путаница связана с датой 1 марта 2027 года. Обязательность ЭПД с 1 сентября 2026 года не переносилась. Минтранс сообщил о мягком режиме контроля до 1 марта 2027 года, но официальный FAQ ведомства прямо указывает: дополнительного переходного периода закон № 140-ФЗ не устанавливает.

Какие документы становятся обязательными электронными

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат вводится для:

Документ	Что меняется с 1 сентября 2026 года
Транспортная накладная при автомобильной перевозке	формируется в электронном виде, кроме установленных исключений
Заказ и заявка на автомобильную перевозку	электронный формат, кроме установленных исключений
Транспортная железнодорожная накладная	электронный формат
Грузовая накладная при воздушной перевозке	электронный формат
Экспедиторские документы	электронный формат, кроме предусмотренных исключений

К экспедиторским документам относятся, в частности, поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка.

Полный перечень и нормативные основания Минтранс приводит в официальном FAQ по переходу на ЭПД.

А путевой лист?

Путевой лист — важное исключение из распространённой формулировки «с сентября вся транспортная документация будет электронной».

Минтранс прямо разъясняет: обязательного перехода путевого листа исключительно в электронную форму с 1 сентября 2026 года нет. Его по-прежнему можно оформить на бумаге или электронно.

Если компания выбирает электронный путевой лист, он направляется в ГИС ЭПД.

Кого касается переход на ЭПД

Ориентироваться только на основной ОКВЭД компании нельзя. Требования могут затронуть и обычный торговый, производственный или оптовый бизнес, который не считает себя транспортной компанией.

Главный вопрос — какую роль компания выполняет в конкретной перевозке и какие документы должна формировать или подписывать.

Например, новые правила могут затронуть:

перевозчиков;

грузоотправителей;

грузополучателей;

экспедиторов;

производителей, отправляющих продукцию покупателям;

оптовые и торговые компании;

интернет-магазины;

компании, заказывающие перевозку у стороннего перевозчика или экспедитора.

При этом сама по себе отправка или получение товара ещё не означает, что в любой ситуации нужна электронная транспортная накладная. Важна юридическая схема перевозки.

Когда электронной транспортной накладной может не быть

Для малого бизнеса особенно важны несколько практических ситуаций.

Компания везёт свой товар на своей машине

Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом и договора перевозки между разными лицами нет, транспортную накладную оформлять не требуется.

Это означает, что правило нельзя трактовать как «с 1 сентября каждый предприниматель, который что-то везёт на автомобиле, обязан делать ЭТрН».

Компания наняла стороннего перевозчика

Если заключается договор перевозки груза, транспортная накладная требуется. С 1 сентября 2026 года она по общему правилу формируется в электронном виде.

Если договором не установлено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель.

Машина весит меньше 3,5 тонны

Масса автомобиля сама по себе от ЭТрН не освобождает.

Минтранс отдельно разъяснил: если заключён договор перевозки груза, требование действует и при использовании автомобиля массой до 3,5 тонны.

Перевозка между филиалами

Если одна организация перемещает груз между своими подразделениями собственным транспортом и договор перевозки не заключается, транспортная накладная не требуется.

Если для такой перевозки привлекается сторонний перевозчик по договору, ситуация меняется и возникает необходимость оформления транспортной накладной.

Что изменил Федеральный закон № 302-ФЗ в августе 2026 года

Перед обязательным запуском правила ещё раз скорректировали.

4 августа 2026 года был официально опубликован Федеральный закон № 302-ФЗ. Его статья 5 внесла изменения в закон № 140-ФЗ.

Смысл поправки важен для компаний, чьи перевозки входят в специальные случаи, где допускается бумажный документ.

После поправок наличие такого исключения не всегда означает, что стороны обязаны использовать именно бумагу. В предусмотренных законом случаях:

экспедиторские документы всё равно могут быть электронными, если это предусмотрено договором транспортной экспедиции;

транспортная накладная может быть электронной, если это предусмотрено договором перевозки;

заказ или заявка могут оформляться электронно по договорённости сторон.

При этом закон № 302-ФЗ не перенёс обязательный запуск ЭПД с 1 сентября 2026 года.

Когда по-прежнему возможна бумага

Закон предусматривает специальные исключения. Они различаются в зависимости от вида перевозки и документа и устанавливаются нормативными актами Минтранса.

Среди ситуаций, которые фигурируют в официальных материалах ведомства:

отдельные перевозки специальных и военных грузов;

некоторые операции с иностранными участниками;

перевозки для личных нужд физических лиц;

отдельные случаи технической невозможности электронного обмена.

Например, для экспедиторских документов Минтранс допускает бумагу при оказании услуг физическому лицу для личных, не связанных с предпринимательством нужд, а также при отсутствии технической возможности оформить документы электронно вследствие форс-мажора.

Перечень исключений нельзя считать единым для всех видов транспорта. Если у компании нестандартная перевозка, проверять следует именно нормы для соответствующего документа и вида транспорта.

ГИС ЭПД: что это и как работает

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Она работает с 2022 года, а её оператором является Минтранс России.

Система нужна для того, чтобы получать от операторов ИС ЭПД электронные перевозочные документы и содержащиеся в них сведения, обрабатывать и хранить их, а также предоставлять необходимую информацию государственным органам.

При этом сама транспортная компания, грузоотправитель, грузополучатель или экспедитор не подключаются к ГИС ЭПД напрямую. Минтранс прямо указывает, что прямое подключение бизнеса к ГИС ЭПД не предусмотрено. Обмен осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов.

Актуальный перечень таких компаний опубликован в реестре операторов ИС ЭПД Минтранса.

Для бизнеса схема выглядит так:

участник перевозки → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД → оператор другого участника → другой участник перевозки.

Если в перевозке участвует несколько компаний, каждая из них работает через своего оператора либо через одного и того же оператора. Электронный обмен между участниками обеспечивают информационные системы операторов, а необходимые документы и сведения передаются в ГИС ЭПД.

Поэтому первое техническое решение для бизнеса — не «как подключиться к ГИС самостоятельно», а какого оператора ИС ЭПД использовать и как встроить его сервис в существующие процессы.

Чем ГИС ЭПД отличается от оператора ИС ЭПД

Эти понятия важно не путать.

ГИС ЭПД — государственная система Минтранса. Бизнес не выбирает её и не заключает с ней обычный договор на обслуживание.

Оператор ИС ЭПД — аккредитованная Минтрансом организация, через сервис которой компания создаёт, подписывает, получает и передаёт электронные перевозочные документы.

Поэтому фраза «подключить компанию к ГИС ЭПД» на практике означает прежде всего:

1. выбрать оператора ИС ЭПД из официального реестра Минтранса;
2. заключить с ним соглашение об электронном документообороте;
3. предоставить доступ сотрудникам;
4. настроить электронные подписи и полномочия;
5. при необходимости интегрировать сервис оператора с бухгалтерской, ERP-, складской или транспортной системой.

Напрямую отправлять электронные перевозочные документы в государственную систему обычная компания не может.

Как проходит электронная транспортная накладная

Упрощённо процесс можно представить так:

1. участник перевозки формирует свою часть электронного документа в системе оператора;
2. файл подписывается установленным для этой операции видом электронной подписи;
3. оператор обеспечивает обмен документом с другими участниками перевозки;
4. сведения передаются в ГИС ЭПД;
5. следующие участники дополняют и подписывают документ по мере выполнения перевозки;
6. сформированные электронные документы и сведения сохраняются в системе и могут предоставляться уполномоченным государственным органам.

Таким образом, ГИС ЭПД — это не программа, в которой предприниматель вручную оформляет накладную, а государственная инфраструктура транспортного электронного документооборота. Рабочим интерфейсом для бизнеса обычно служит сервис выбранного оператора ИС ЭПД или собственная учётная система, интегрированная с ним.

Нужно ли покупать отдельную программу для ГИС ЭПД

Не обязательно.

Сначала стоит проверить, поддерживает ли используемая компанией бухгалтерская, ERP-, складская или транспортная система работу с одним из аккредитованных операторов ИС ЭПД.

Для небольшой компании с небольшим количеством перевозок может быть достаточно личного кабинета или другого готового интерфейса оператора. Для бизнеса с большим потоком документов обычно важнее автоматическая интеграция с собственной учётной системой.

Актуальный перечень операторов ИС ЭПД публикует Минтранс России. При выборе сервиса следует проверять именно официальный реестр, а не только рекламное заявление поставщика о поддержке транспортного ЭДО.

Нужны ли КЭП и машиночитаемая доверенность

Здесь нет единого правила «КЭП для каждого сотрудника».

Вид электронной подписи зависит от того, кто и какой файл подписывает.

Минтранс указывает, что могут применяться:

УКЭП юридического лица или ИП;

УКЭП либо УНЭП физического лица в предусмотренных законом случаях;

для отдельных операций — простая электронная подпись.

Например, водитель может использовать ПЭП или УНЭП при выполнении установленных условий и последующем подписании документа со стороны перевозчика.

Если файл обмена подписывает представитель юридического лица или ИП, его полномочия должны подтверждаться доверенностью, в том числе машиночитаемой. Подробные правила Минтранс приводит в разъяснениях о подписании ЭПД.

Практически это означает, что до запуска необходимо не просто проверить наличие «какой-нибудь КЭП», а составить перечень ролей: кто создаёт документы, кто подписывает их от имени компании и что должен подтверждать водитель.

Есть ли отсрочка до 1 марта 2027 года

Нет, если под отсрочкой понимать перенос вступления обязательных требований в силу.

Официальный FAQ Минтранса содержит прямой ответ: дополнительного переходного периода после 1 сентября 2026 года Федеральный закон № 140-ФЗ не устанавливает.

Одновременно Минтранс сообщил о более мягком контрольном режиме: до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо обязательного электронного инспекторы должны ограничиваться устным предупреждением.

Поэтому две даты означают разное:

1 сентября 2026 года — начинает действовать обязанность оформлять перечисленные документы электронно.

1 марта 2027 года — заканчивается заявленный Минтрансом период мягкого контроля.

Использовать вторую дату как основание ещё полгода сознательно не перестраивать документооборот рискованно.

Можно ли начать перевозку на бумаге, а закончить электронно

По общему правилу — нет.

Минтранс разъясняет, что смешанный документооборот по одной и той же перевозке законодательством не предусмотрен.

Если перевозка в предусмотренном законом случае начата с бумажным документом, документооборот завершается на бумаге. Если он начался в электронном формате — завершается электронно.

Что сделать бизнесу до первой перевозки после 1 сентября

1. Провести аудит договоров и реальных перевозок

Нужно определить не только то, какие документы сейчас лежат в бухгалтерии, но и правовую природу операций.

Проверьте:

перевозите ли вы собственный груз своими машинами;

нанимаете ли стороннего перевозчика;

работаете ли через экспедитора;

выступаете ли грузоотправителем или грузополучателем;

используете ли железнодорожные и авиаперевозки;

кто по договорам должен составлять документы.

Именно на этом этапе станет понятно, какие ЭПД действительно нужны компании.

2. Выбрать оператора ИС ЭПД

Проверять следует именно официальный реестр Минтранса.

Кроме самого присутствия оператора в реестре для бизнеса имеют значение:

поддержка необходимых видов ЭПД;

возможность работы с текущей бухгалтерской, ERP-, складской или транспортной системой;

порядок взаимодействия с контрагентами, использующими других операторов;

мобильный сценарий для водителей;

стоимость;

техническая поддержка;

возможность массового формирования документов.

3. Проверить подписи и полномочия сотрудников

Составьте список операций и людей, которые их выполняют.

Отдельно определите:

что подписывает руководитель;

какие документы подписывают сотрудники;

кто действует как представитель;

где потребуется МЧД;

что подписывает водитель и каким видом электронной подписи.

4. Настроить внутренний процесс

Одного договора с оператором недостаточно.

Нужно определить:

кто создаёт документ;

кто проверяет реквизиты;

кто подписывает файл;

как действует водитель;

кто исправляет ошибки;

кто контролирует завершение документооборота;

что делать при технической проблеме.

Если переход на ЭПД одновременно требует перестройки снабжения и доставки, имеет смысл отдельно проверить узкие места в цепочке поставок.

5. Проверить работу с контрагентами

Нужно заранее выяснить, через каких операторов работают основные перевозчики, поставщики, покупатели и экспедиторы.

Особенно важно протестировать взаимодействие с контрагентом, который использует другого оператора.

6. Провести тестовую перевозку

ГИС ЭПД работает с 2022 года, поэтому ждать первой обязательной перевозки для проверки процесса не требуется. К концу июля 2026 года в системе уже оформлялись десятки миллионов электронных документов и работали десятки тысяч организаций.

Во время теста стоит проверить не только успешное создание документа, но и изменение данных, работу водителя, подписание получателем и действия при ошибке.

Краткий чек-лист

До первой перевозки после 1 сентября 2026 года:

1. определить свою роль в перевозках;
2. определить, какие документы реально оформляет компания;
3. отделить обязательные ЭПД от документов, которые можно оставить бумажными;
4. проверить специальные исключения;
5. выбрать оператора из реестра Минтранса;
6. проверить электронные подписи;
7. оформить необходимые доверенности и МЧД;
8. назначить ответственных сотрудников;
9. настроить работу водителей;
10. проверить взаимодействие с контрагентами;
11. настроить интеграцию с учётной системой, если она нужна;
12. провести тестовую перевозку.

Главная дата для бизнеса — 1 сентября 2026 года. Именно с неё начинают действовать обязательные требования к электронному оформлению перечисленных перевозочных и экспедиторских документов. Дата 1 марта 2027 года относится к заявленному Минтрансом мягкому режиму контроля и не заменяет дату вступления требований в силу.

Частые вопросы

Кто обязан перейти на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года?

Требования относятся к участникам перевозочного процесса, которые должны формировать или подписывать документы, переведённые законом в обязательный электронный формат. Это могут быть перевозчики, грузоотправители, грузополучатели и экспедиторы. Конкретная обязанность зависит от роли компании и договора.

Нужно ли грузополучателю подключаться к работе с ЭПД?

Если грузополучатель является участником документооборота и должен подписывать соответствующий файл, его процесс необходимо подготовить к работе с электронным документом. Оценивать обязанность нужно по конкретной схеме перевозки.

Нужно ли самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД?

Нет. Участники перевозки взаимодействуют с ГИС ЭПД через аккредитованных операторов ИС ЭПД.

Можно ли до 1 марта 2027 года продолжать работать только с бумажными накладными?

Считать 1 марта 2027 года новой датой обязательного перехода нельзя. Закон вводит обязательность с 1 сентября 2026 года, а Минтранс сообщил о мягком режиме контроля до марта 2027 года.

Обязательно ли переводить путевой лист в электронный вид?

Нет. Путевой лист может продолжать оформляться на бумаге. Если компания выбирает электронный путевой лист, он направляется в ГИС ЭПД.

Нужна ли ЭТрН, если ИП везёт собственный товар на своём автомобиле?

Если перевозится собственный груз собственным транспортом и договор перевозки между разными лицами отсутствует, транспортная накладная не требуется.